Privacyverklaring

Plandrox verwerkt persoonsgegevens van bezoekers van deze website en van de mensen die met een account in Plandrox werken. Hieronder staat welke gegevens dat zijn, waarom we ze verwerken, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je daarbij hebt. We houden het bij wat er werkelijk gebeurt: er staat hier niets in over verwerkingen die we niet doen.

Plandrox verkoopt geen gegevens, gebruikt geen advertentiecookies en volgt bezoekers niet voor marketingdoeleinden.

Wie is verantwoordelijk

Verwerkingsverantwoordelijke is Plandrox. Vragen over deze verklaring of over je gegevens kun je stellen via de contactgegevens onderaan deze pagina.

Plandrox werkt samen met BS Security te Breda. Zij verzorgen de facturering en ondersteunen bij vragen van klanten. Daarvoor hebben medewerkers van BS Security toegang tot de account- en bedrijfsgegevens die daarvoor nodig zijn. Zij gebruiken die gegevens niet voor eigen doeleinden.

Welke gegevens we verwerken, en waarom

1. Je account en je bedrijfsgegevens

Meld je een bedrijf aan, dan leggen we vast: voornaam en achternaam, e-mailadres, eventueel een telefoonnummer en een profielfoto, en de gegevens van het bedrijf (bedrijfsnaam, adres, plaats, land, KvK-nummer, btw-nummer en de contactpersoon voor de facturatie). Maakt een bedrijf zelf gebruikers aan voor zijn medewerkers, dan gaat het om naam en e-mailadres van die medewerker.

Waarom: om de overeenkomst uit te voeren — zonder deze gegevens kunnen we geen account leveren en niet factureren. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

2. Inloggen en beveiliging

Bij het inloggen leggen we het tijdstip en het IP-adres van je laatste aanmelding vast, en houden we mislukte inlogpogingen bij zodat een account tijdelijk op slot kan na te veel pogingen. Ook registreren we welke sessie actief is, omdat er per account één sessie tegelijk mag zijn.

Wanneer tweestapsverificatie (2FA) is ingeschakeld, verwerken we het gekoppelde authenticator-geheim (sterk versleuteld opgeslagen), eenmalige herstelcodes (alleen als onomkeerbare controlewaarde) en tijdelijke verificatiecodes. Om te voorkomen dat je op dezelfde dag bij elke handeling opnieuw een code moet invoeren, registreren we na een succesvolle verificatie tijdelijk je openbare IP-adres en een apparaatkenmerk van je browser.

Waarom: om accounts te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, misbruik te voorkomen en de toegang binnen een werkdag veilig en werkbaar te houden. Grondslag: gerechtvaardigd belang (beveiliging van de dienst en van onze klanten).

3. Het logboek

Plandrox houdt een intern logboek bij van gebeurtenissen die er beveiligings- of verantwoordingsmatig toe doen: aanmeldingen en afmeldingen, mislukte inlogpogingen, geweigerde toegang, wijzigingen aan accounts en rechten, het instellen of resetten van tweestapsverificatie, geplaatste bestellingen, verstuurde mail en wijzigingen aan de website. Daarbij worden het IP-adres en de naam van de betrokkene vastgelegd.

Waarom: om te kunnen achterhalen wat er gebeurd is bij een incident of een geschil, en om misbruik te herkennen. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

4. Contactformulieren

Vul je een formulier op deze website in, dan komt je inzending in een intern postvak terecht, met de gegevens die je zelf hebt ingevuld en het moment van verzending.

Waarom: om je vraag te kunnen beantwoorden. Grondslag: gerechtvaardigd belang, of de uitvoering van een overeenkomst als je vraag daarover gaat.

5. E-mail die wij versturen

Mail die Plandrox aan je stuurt — een bevestiging van je e-mailadres, een verificatiecode voor het instellen van tweestapsverificatie, een link om je wachtwoord te herstellen, een bestelbevestiging — wordt met inhoud en al bewaard, zodat we kunnen zien of een bericht is aangekomen en het zo nodig opnieuw kunnen versturen.

Waarom: om de dienst te kunnen leveren en om te kunnen aantonen wat er verstuurd is. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

6. Support-toegang

Loop je vast, dan kun je zelf support-toegang aanzetten op je profiel. Je krijgt dan een pincode die je telefonisch doorgeeft, waarna een medewerker van Plandrox of van BS Security eenmalig in je account kan meekijken. Die toegang vervalt zodra de medewerker zich afmeldt, en uiterlijk na drie uur. Wij kunnen niet zonder die stap in je account. Het gebruik ervan wordt in het logboek vastgelegd.

Ook is er de mogelijkheid dat bij support een medewerker live mee kan kijken in jouw browser op plandrox.com. Hiervoor geldt dat jij dit als persoon aan moet zetten in de studio/klantportaal. Geef dan de code door aan de supportmedewerker. Deze ziet dan precies wat jij ziet. Er wordt niets opgenomen/bewaard. We leggen alleen vast wanneer en door wie er is meegekeken. Wachtwoordvelden worden niet doorgegeven. Medewerker kan alleen kijken. Niets aanpassen. De toegang vervalt zodra medewerker zich afmeldt of jij verbreekt de verbinding. Er zit een tijdslimiet aan van max 60min waarin een medewerker kan meekijken.

Waarom: om je te kunnen helpen bij een probleem. Grondslag: jouw toestemming, die je op elk moment kunt intrekken door de toegang weer uit te zetten.

7. Cookies

Deze website plaatst alleen strikt noodzakelijke cookies. Welke dat precies zijn en hoe lang ze blijven staan, staat in het cookiebeleid. Inhoud van derden — bijvoorbeeld een video — wordt pas geladen nadat je daar toestemming voor hebt gegeven.

Hoe lang we gegevens bewaren

• Je account en bedrijfsgegevens: zolang je een account bij ons hebt. Zeg je op, dan verwijderen we ze, behalve wat we wettelijk moeten bewaren — facturatiegegevens vallen onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar.
• Tweestapsverificatie-onthoudstatus: het IP-adres en het apparaatkenmerk waarmee onthouden wordt dat je vandaag al bent ingelogd met de tweede stap, vervallen automatisch aan het einde van de lopende kalenderdag.
• Het logboek: standaard 30 dagen.
• Verstuurde e-mail: standaard 90 dagen. Mail die niet verstuurd kon worden blijft staan tot het probleem is opgelost.
• Gebruikte of verlopen links en verificatiecodes uit bevestigings-, activatie- en herstelmails: standaard 30 dagen.
• Contactformulierinzendingen: tot je vraag is afgehandeld; daarna ruimen we ze periodiek op.

De genoemde termijnen zijn instelbaar; wijken ze af van wat hier staat, dan passen we deze verklaring aan.

Wie je gegevens nog meer kan zien

Plandrox verstrekt geen persoonsgegevens aan derden voor hun eigen doeleinden en verkoopt geen gegevens. Er is één partij die namens ons met je gegevens werkt:

• BS Security te Breda — verzorgt de facturering en ondersteunt bij support. Zij zien daarbij de account- en bedrijfsgegevens die daarvoor nodig zijn.

Over de server. Plandrox draait op een eigen, dedicated server die wij huren. De partij die die server host beheert de apparatuur en de verbinding, maar heeft geen inloggegevens en komt niet bij de gegevens die erop staan. De server staat in Nederland; je gegevens verlaten de Europese Economische Ruimte niet.

Verder verstrekken we gegevens alleen als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

Hoe we je gegevens beveiligen

• Al het verkeer met deze website loopt versleuteld over HTTPS.
• Wachtwoorden worden nooit leesbaar opgeslagen, alleen als versleutelde controlewaarde.
• Ondersteuning voor en verplichting van tweestapsverificatie (TOTP via authenticator-apps), waarbij koppelgegevens sterk versleuteld (AES-GCM) en herstelcodes uitsluitend als gehashte controlewaarde worden opgeslagen.
• Er geldt een wachtwoordbeleid van minimaal tien tekens met hoofd- en kleine letters, een cijfer en een leesteken.
• Na een aantal mislukte inlogpogingen gaat een account tijdelijk op slot.
• Per account is er één sessie tegelijk actief; logt iemand elders in, dan wordt de eerste sessie beëindigd.
• Beheerdersaccounts worden na een periode zonder activiteit automatisch uitgelogd.
• Gegevens van verschillende klanten zijn van elkaar gescheiden: een account ziet alleen de gegevens van het eigen bedrijf.
• Er wordt dagelijks een back-up van de database gemaakt.

Je rechten

Je hebt tegenover Plandrox de volgende rechten:

• Inzage — je mag opvragen welke gegevens we van je verwerken.
• Rectificatie — kloppen gegevens niet, dan pas je ze zelf aan in je profiel of laat je ze door ons corrigeren.
• Verwijdering — je mag vragen je gegevens te wissen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren.
• Beperking — je mag vragen de verwerking tijdelijk stil te leggen, bijvoorbeeld terwijl een correctie loopt.
• Overdraagbaarheid — je mag je gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.
• Bezwaar — verwerken we iets op grond van een gerechtvaardigd belang, dan mag je daartegen bezwaar maken.
• Toestemming intrekken — waar we om toestemming vragen, mag je die altijd weer intrekken. Wat er daarvóór gebeurde blijft rechtmatig.

Een verzoek kun je indienen via de contactgegevens hieronder. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen we vragen om je verzoek te doen vanaf het e-mailadres van je account.

Klachten

Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We stellen het op prijs als je het eerst met ons probeert op te lossen.

Geen gegevens van kinderen

Plandrox is een zakelijke dienst en richt zich niet op kinderen. We verzamelen niet bewust gegevens van personen jonger dan zestien jaar. Denk je dat dat toch gebeurd is, neem dan contact met ons op, dan verwijderen we ze.

Contact

Vragen over deze privacyverklaring of over je gegevens? Neem contact op via het contactformulier op deze website, of via de contactgegevens die op de site vermeld staan.

Wijzigingen

We passen deze verklaring aan wanneer de dienst of de wet daar aanleiding toe geeft. De actuele versie staat altijd op deze pagina.